ゲストはどう選ぶ？結婚式「招待客リスト」の作り方
結婚式を挙げるにあたって、まず決めなければならないのがゲストの人数です。
来る人数によって、会場もできる演出も異なってきます。招待客が確定したら、
リストを作って情報をまとめておくのが基本ですが、分かりやすく管理するにはどうしたら良いのでしょうか。
今回は、招待客の決め方とリストの作り方をご紹介していきます。
招待客リストを作るメリット
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結婚式に招待するゲストをまとめて管理する「招待客リスト」。
招待状や引出物の準備など結婚式を挙げるにあたって必要になる情報が一目で分かります。
と同時に生涯の友好関係を知ることもできるので、一度整理しておくと便利です。
これからの人付き合いにも役立ちます。
また、招待客リストを手作りすることで、結婚式へ向けてのモチベーションアップも図れます。
せっかくの結婚式は楽しく濃い思い出にしていきたいですよね。リストアップをしておくと、
情報漏れを防げるので、結婚式を円滑に進めることができますよ。
招待客はどう決める？
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招待客はどのように選んでいけば良いのでしょうか。
決められないという方はぜひ参考にしてみてくださいね。
大まかな流れは以下の通りです。
1.洗い出し
2.カテゴリー分け
3.優先順位をつける
4.バランスを考える
まずは、思いつく限り名前を洗い出していきます。ランダムにずらりと書き出していきましょう。
記入漏れがないか何度も見返して追加していきましょう。
1日でやるのではなく、数日かけて洗い出しを行うのがおすすめです。
ある程度候補を出せたら、今度はカテゴリー分けをしていきます。
「親戚」「友人」「職場」など分けていきましょう。
親戚や友人は洗い出しがすぐできるかと思いますが、大変なのが、「職場」です。
洗い出しの部分で書き出せなかったとしても、職場での招待客候補は個別に作っておくことをおすすめします。
また、結婚式のコンセプトによって、招待するゲストの層が変わってきますので、
まだ決まっていない場合はコンセプトも含めて決めていきましょう。
例えば、カジュアルな結婚式の場合は親族や友人を招待することがほとんどです。
コンセプトから招待客を決めても良いですね。
次に優先順位をつけていきます。名前を挙げた候補を再度見ながら、
優先度の高い人に印をつけていきましょう。分け方は、
「主賓」「絶対呼ぶべき人」「できれば呼びたい人」「二次会から参加の人」などです。
親戚は遠方の場合や体調面など、どこまで呼ぶのか分からない部分もあるので、
相手の親に相談してみると良いでしょう。
最後に人数調整をします。会場のキャパや結婚式のコンセプト、予算と合わせて考えていきましょう。
人数を調整する時は、「できれば呼びたい」という人から省いていくと良いでしょう。
両家が同じくらいの人数になるのが好ましいですが、無理に調節する必要はありません。
偏ってしまった場合は、テーブルを両家混在させるなど工夫しましょう。
招待客リストに入れる情報は？
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招待客リストに入れる情報は一般的に11項目です。以下、それぞれの情報を詳しくみていきましょう。
今回はエクセルで作ることを想定してご紹介していきます。
名前
名前は氏名とニックネームに分けます。氏名は席次表や招待状など正式なものに使います。
本名など分かりにくい部分もあるため、ニックネームも書いておくと便利です。
苗字と名前の間は空けておくと、コピーしてすぐ使うことができるのでおすすめです。
肩書き
席次表などに記載する肩書きも予め作っておきましょう。
「新郎父」「新郎母」「新婦父」「新婦母」などと名前の横に書いておきましょう。
友人や仕事関係の人であっても、一瞬でどんな人か分かります。
住所
招待状を書く際に使う住所は後で調べるのは手間なのでまとめておきましょう。
住所が長い場合は住所1、住所2のように別のセルで打っておくと招待状作成時もラクに行えます。
招待状
個人で招待状を送る場合は、こちらの項目もあったほうが便利です。
誰に招待状を送るのか一目で分かりますね。名前の並び順は世帯ごとに区切っておくと、
招待状を送る数も明確になります。
参加・不参加
招待状を送って、返信ハガキが届き始めたら、結婚式の参加の有無を付け足していきましょう。
○×をつけて分かりやすくしていきます。世帯数もカウントしておくと便利ですよ。
バス・タクシー手配
結婚式当日にバスやタクシーを手配する場合は、こちらの項目を付け足しておきましょう。
乗り場を書くのを忘れないでくださいね。
お車代
遠方から来てくださったゲストにはお車代を渡します。金額を明確にしておきましょう。
確定していなくても、とりあえず書いておくことで予算が立てやすくなります。
宿泊費
お車代と同様に宿泊が必要なゲストがいる場合は、そちらも明確にしておきましょう。
宿泊場所も書いておくと安心です。
心付け
結婚式当日に「受付」「乾杯」「スピーチ」「余興」を引き受けてくれたゲストへお礼を渡します。
心づけの金額も明記しておきましょう。これで誰に渡すか分かるので、渡し忘れもなくなりますね。
備考
「アレルギーがある方」や「妊婦・車椅子などで配慮が必要な方」などが
ゲストの中にいる場合は備考欄に書いておきます。
その他、「受付」「乾杯」「スピーチ」「余興」をお願いしていることも備考に書いておくといいですよ。
ご祝儀額
結婚式が終わってからも、リストは使えます。ご祝儀額の計算をエクセルでしていきましょう。
まだご祝儀をいただいてない場合は予定額を入れておくことで計算がしやすくなります。
共有して使いやすい招待客リストを作ろう！
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結婚式は2人の話し合いが非常に大切です。そのため、招待客リストも常に2人が見られる状態を作ることが求められます。共有機能を使い、随時編集や更新ができるように設定をしましょう。
おすすめはエクセルやGoogleスプレッドシートです。
その他、共有できる無料アプリもありますので、活用してみてください。
まとめ
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いかがだったでしょうか。
今回は、招待客の決め方とリストの作り方について解説してきました。これから結婚式を挙げるという方はぜひ役立ててみてください。結婚式の準備はやることも多く、大変だと思いますが、当日来てくれるゲストのことを思って楽しく進めていきましょう。分かりやすいリストが作れれば、結婚式の準備もラクに行えるはずですよ。
